Caso de uso · Administración
Automatización de facturas con IA
Recibir facturas de proveedores por email, abrir cada PDF, teclear los datos en el programa contable y archivar el documento es una de las tareas administrativas más repetitivas. Así la automatizamos, manteniendo el control en manos de tu equipo.
- Recepción centralizada
- Lectura con IA
- Validación
- Registro en tu software
- Archivo y avisos
El problema: facturas que se procesan a mano
Las facturas llegan por canales distintos —email, portales de proveedores, papel escaneado— y en formatos distintos. Alguien tiene que abrir cada una, localizar proveedor, fecha, base imponible, IVA y total, y transcribirlos al programa contable.
El trabajo crece con el volumen, se acumula en los cierres de mes y cada transcripción es una oportunidad de error: un importe mal copiado, una factura registrada dos veces o un vencimiento que nadie ve a tiempo.
Cómo funciona la automatización
Recepción centralizada
Las facturas llegan a un buzón o carpeta dedicados. La automatización detecta cada documento nuevo, sea PDF, imagen o factura electrónica.
Lectura con IA
Un modelo de IA extrae los campos que necesitas: proveedor, NIF, número, fecha, base imponible, impuestos, total y, si hace falta, las líneas de detalle.
Validación
Se comprueba que los importes cuadran, que el NIF es coherente, que la factura no está ya registrada y, si trabajas con pedidos, que coincide con el pedido o albarán.
Registro en tu software
Las facturas válidas se registran en tu programa contable o ERP mediante su API o su sistema de importación. Las dudosas pasan a una cola de revisión.
Archivo y avisos
El documento se archiva con un nombre y una ubicación coherentes, y el equipo recibe avisos de vencimientos y de las facturas que necesitan revisión.
Qué cambia para tu equipo
- El equipo revisa excepciones en lugar de teclear cada factura.
- Los errores de importe y los duplicados se detectan antes de contabilizar.
- Cada factura queda archivada y es fácil de localizar.
- Los vencimientos se ven con antelación sin revisarlos a mano.
Qué necesitamos para implantarlo
- Acceso al buzón o carpeta donde se reciben las facturas.
- Un programa contable o ERP con API o con importación de ficheros.
- Tus criterios de validación: qué se registra directamente y qué se revisa.
- Una muestra de facturas reales para configurar y probar la extracción.
Límites y buenas prácticas
La IA puede leer mal un dato, sobre todo en documentos escaneados de baja calidad. Por eso cada factura pasa validaciones y las que no las superan se revisan antes de registrarse.
Esta automatización trabaja con facturas recibidas. La emisión de tus propias facturas debe seguir haciéndose desde un software que cumpla la normativa de facturación aplicable, como VERI*FACTU; la automatización se integra con él, no lo sustituye.
Herramientas habituales en este caso
- Holded
- Odoo
- Gmail
- Outlook
- Google Drive
- OneDrive
Preguntas frecuentes
¿Qué formatos de factura se pueden procesar?
PDF con texto, PDF escaneados, imágenes y facturas electrónicas estructuradas como Facturae. La calidad del escaneo influye en la lectura, por eso las facturas con datos dudosos se envían a revisión.
¿Qué pasa si la IA lee mal un importe?
Las validaciones detectan incoherencias, por ejemplo cuando la base imponible más los impuestos no coincide con el total. Esa factura no se registra automáticamente: queda pendiente de revisión con el dato marcado.
¿Funciona con facturas en otros idiomas?
Sí. Los modelos de IA leen facturas en los idiomas habituales de proveedores europeos e internacionales.
¿Tienes un proceso parecido?
Cuéntanos cómo lo hacéis hoy. Te diremos si se puede automatizar, qué haría falta y cuál sería el primer paso.
Quiero automatizar mis facturas- Análisis de tus procesos y herramientas
- Propuesta con alcance, coste y plazo
- Sin compromiso de contratación